浅谈NOTES技术在办公自动化中的应用

详细内容

　　孙清安徽省岳西县供电局（246600）

　　

　　摘要本文主要介绍了如何在MIS中使用NOTES技术以及NOTES功能，为办公自动化创造了条件。

　　关键字NOTES技术MIS　数据库

　　

　　l　现代办公的特点

　　l．l具有较先进的信息处理手段

　　工作人员可以通过电脑对各种信息进行输入、修改、编辑、存储，如可以用WPS2000编辑文章、处理表格、绘制图表等。

　　1．2具有较先进的信息传输手段

　　现代办公环境要求信息在多个人之间进行传递，如报告，签发等需要先进的网络技术完成信息的交换和共享。

　　1．3具有较完备的信息管理手段

　　文件量大是现代办公的一个特点，文件和信息随时间的推移会越来越多，如何进行管理，使信息便于查找和处理，是现代办公所需解决的问题。

　　

　　2　 NOTES可以解决的问题

　　NOTES是计算机技术和网络技术迅速发展的产物，它的主要目的是实现所有用户在一起工作时的信息交流和信息共享，提供协同工作的手段。

　　NOTES是建立在网络基础之上的应用软件。利用网络传输通道解决信息的共享、传输和管理，是一个能适应现代办公需要的软件平台。

　　

　　3　 NOTES功能简介

　　3．l电子邮件功能

　　电子邮件就是将日常工作中的信件处理电脑化。使用NOTES邮件可以根据需要用灵活的方式与一个庞大的群组或世界任何地方的工作人员共享信息。

　　3．2文档数据管理功能

　　信息的共享是通过NOTES数据库来实现的。NOTES具有很强的文档数据库管理功能，其中存储的可以是文章。声音、图像、图形、视频等多媒体信息。对这些数据库可以

　　进行查询、增加、删除等操作。

　　3．3全文信息检索功能

　　NOTES提供了很强的检索功能，我们只要输入要查询的一个关键字，即一个词组或短语，NOTES就会将所有包含关键字的文档查找出来，并将这些文档按照关键字出现

　　的频率显示在屏幕上。

　　3．4工作流功能

　　日常工作中，一项工作的完成需要经过多个步骤。NOTES为工作流的完成提供了很强的支持，它将数据库和电子邮件的功能结合在一起，用户可以通过数据库中的一

　　个记录、一个视图作为邮件传递给其他用户。

　　3．5数据库复制功能

　　NOTES的数据库可以建立在服务器上，也可以建立在客户工作站上。NOTES数据库的复制有多种方式，可以根据需要进行部分复制和完全复制。

　　3．6远程通信功能

　　NOTES的这一功能也叫移动通信功能。当我们出差或下班后，只要有笔记本电脑，就可以通过电话线保持和其他人的通信联系，就象在办公室中工作一样。

　　3．7 INTER访问功能

　　NOTES本身提供了一个浏览器，井内登了微软公司的INTER EXPLORER，我们可以使用它访问INTER。使用NOTES上网时，它自动将用户访问的页面信息存储在数据库中，在断开连接后，还可以对已访问信息进

　　行浏览。

　　3．8代理功能

　　在NOTES中可以设置代理。完成特殊的功能。代理就是一个程序，对该程序所要完成的功能、执行的时间可以进行设置，如当某个事件发生就执行该程序。

　　3．9日程安排功能。

　　可以利用NOTES的此功能查找空闲时间，安排约会。会议等各种活动，并进行提示。

　　

　　4　 NOTES在办公中的实际应用

　　4．l进行个人事务处理

　　对自己的工作日程进行安排，对自己的文档和资料进行管理。NOTES可以与OFFICE或WPS系列办公软件进行集成，在NOTES中可以创建WORD文件，将文件存储在数据库中，加上和分类信息，对其进行方便的管理。

　　4．2对信息进行组织分类以便更容易访问和阅读

　　4．3发会议通知，做会议安排

　　4．4在复杂的项目中，计划并跟踪项目的进度

　　4．5让不同地域的工作人员在同一个项目中合作

　　4．6自动将单位的内部文件传递到有关人员的手中，以便审阅和批复。

　　例如物资供应科的采购订单可以通过NOTES交给经理，财务审核后再送到供货厂商手中。这一切均可在办公网络中完成，即使经理不在，NOTES也可以找到他。

　　4．7探讨并共享重要的项目经验，明显可以减少会议次数。

　　4．8访问INTER

　　只要在单位内部建立INTER连接，局内或公司中被授权的领导或工作人员就可直接在办公室的电脑上访问INTER。

　　（本文获优秀论文三等奖）