电算化环境下辅助核算的组织形式与应用优势(一)

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一、电算化环境下辅助核算的种类

　　（一）特定项目内容的核算与管理针对某一特定项目所提出的辅助核算要求，将核算方式与操作指令融入基本账务处理程序中，通过单独的或与记账凭证连动的操作，实现对特定项目的输入、查询、核销等基本操作功能，并可随时输出该项目的业务状况资料和相关分析表单。通用财务软件所提供的标准化特定项目主要有往来（客户与供应商）单位、部门、职员等等。其辅助管理功能中，包括初始数据入账、凭证数据的自动传递、手工与自动双重销账等基本操作功能。

　　（二）自定义项目的管理利用软件系统所提供的辅助项目设置功能，自定义辅助项目的名称、分类与项目目录，并与会计科目建立内在联系，通过录入以及对内部数据处理的控制来实现对相关要素内容的管理，这是辅助核算在账务处理过程中较手工操作最具革命性的应用。有了该类应用，对销售收入的分组分岗记录、费用的分部门考核、工程成本的分项目决算、科研经费的详细记载等，在功能实现上都显得极为轻松与便利。

　　（三）延伸指标的核算与管理由于会计计量需要，部分核算对象涉及对实物数量、外币金额等非价值计量指标的核算，或者需要同时记录原始单据编码、业务部门、经手人等信息。辅助核算系统能够将某一科目的辅助计量属性与主要计量属性相联系，提供相互联系的、可自动转换的多种计量数据；或者在录入主要计量属性数据时，同时标注与业务相关的附加属性值。外币汇率管理、数量控制、工作量考核等都属于这一类应用。这种应用集中体现了财务软件的关联性应用与数据连动的优势。

　　（四）现金流量表的编制这是对自定义项目进行定义和应用的特例。把既包括现金流量变动的事项又包括不影响现金流量变化事项的科目，按现金流量表填列要求进行分类设置和处理，其中将经营活动、投资活动、筹资活动的类别设置为自定义分类项目，将销售商品（提供劳务）收到现金、收到的税费等设置为项目目录。日常核算中，随凭证业务的确认而累积各项统计数据。年终时可直接输出所需要的指标信息。

　　二、电算化环境下辅助核算的组织应用形式

　　（一）构成上下级关系的“科目——项目”方式利用科目与项目的上下级关系，建立起科目与项目之间的“控制——被控制”关系或“传送——接受”关系，使录入给一个科目的数据能够直接传递给所有与之建立联系的各个项目。在这种方式下，一个科目所接受的数据能够同时被多个已建立联系的辅助核算项目所接受。如应用最为普遍的部门辅助核算、职员辅助核算等便是典型的传递——接受关系。在实际应用中，可以是一个科目数据被多个项目所吸纳，也可能是多个科目数据被一个项目所接受。如在往来核算中，应收账款、预收账款等多个账户可同时将某一特定单位定义为往来辅助核算项目，随时接受多个科目所发生的业务数据，以反映与该单位间完整的债权债务情况。

　　（二）体现平行运算关系的数据承接方式对于具有外币、数量、工时等辅助核算要求的项目，需要建立外币原币金额、汇率以及数量、单价、工时等指标与账簿主体指标间的运算关系，这是直接在账面上体现的最为直观的一种辅助核算形式，在传统账簿体系中表现为外币金额式或数量金额式账簿格式。在数据关系处理中，这种应用的意义主要在于系统可随时直接调用辅助核算指标数值，以方便实现对相关指标数据的单独提取或单独报告。

　　（三）描述扩展属性特征的辅助标志方式在出纳管理、银行对账与现金流量表编制等业务处理中，通常需要设置或追加某一科目的附加标志，如对于银行存款科目，为方便对账而需要附加设置银行凭证号码、凭证日期等属性值；而对于现金或现金等价物科目则需要设置“现金流量科目”标志值。这种对科目所涉及的相关属性进行特定标记的方法，使基本账簿的数据能够被辅助核算功能所借用，让系统通过多种标志人口方便地取得基本账簿数据库内的数据。

　　三、电算化环境下辅助核算的应用优势

　　（一）辅助核算在核算项目的设置与运用上比会计科目更具灵活性由于科目体系直接影响会计的主体信息，一般会计规范（同样体现在财务软件中）对会计科目的设计、使用和增删操作都有较为严格的约束，这些约束表现在对科目代码和科目名称的设置、科目属性定义、科目修改和删除等日常维护的种种限制中，操作中（或系统开发时）稍有出入就会直接影响会计账簿体系的正确和完整。而辅助项目相对独立于标准的会计账簿体系，其操作与维护不受会计核算规范的约束，软件可根据其与标准账簿体系的关系灵活地定义项目操作的规程。例如，可任意定义项目代码的长度，可按业务类型确定辅助项目与科目体系的内在关系等，从而在日常维护过程中可充分体现操作上的方便性和运用上的灵活性。

　　（二）项目共享打破会计科目的树形结构体系，构筑起账户间参差的网状数据结构形式预设的辅助项目可任由不同的科目共同使用，实现了多个科目对同一项目数据的共享；同时，一个科目也可以同时关联多个特定项目，使不同辅助管理要求的项目共享一个科目的数据。这种双向关联方式编织出机内数据传递与汇总的交叉网络，使一个辅助项目因为汇集了多个科目的数据而具有了综合性，而一个科目数据也因为可传递给不同的特定项目而体现出分布性。科目与项目间的交错关联成为基本账簿体系的重要补充。更具效用的是，一个账户能与多个不同组织应用形式的项目相结合，以此提供多方位多性态的信息，从而构造出一个以明细项目为中心的辅助信息群体，这一信息组合方式成为责任会计与企业微观管理的有力武器。