会计电算化内部控制制度的探讨(一)

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【摘要】会计电算化给企业内部控制制度提出了更高要求，本文就当前企业会计电算化工作环境下内控制度的状况及如何加强作一些粗浅的探讨，以使内控制度在电算化环境下发挥更大的作用。
　　
　　内部控制制度是企业为了保证业务活动的有序进行、确保资产的安全完整、防止欺诈和舞弊行为及实现经营管理目标而制定和实施的一系列具有控制职能的方法、措施和程序。会计电算化系统的内部控制即包括了原来的手工财务过程，又包括程序设计、电算化账务处理过程。严格的内部控制制度是会计电算化信息真实可靠的保证。会计电算化的内部控制是内部会计控制的特殊形式，所以必须针对这一现状下的新要求加强内部控制。
　　
　　一、会计电算化给企业内部控制提出了新的要求
　　
　　（一）确保原始数据操作的准确性
　　在电算化会计中，所有记账、分析及编制会计报表等工作均在计算机程序的控制下自动进行。然而，电脑中的原始数据必须是由人工事先进行审核和输入计算机的。“输入垃圾，输出也是垃圾”，因而自动处理数据的准确性完全依赖于原始数据输入的准确性。正因为会计电算化的这一固有弱点，所以对内部控制提出了一些新的具体要求：一切数据的处理方法和过程都必须规范化，并保持准确性和相对的稳定性，这样才能保证会计信息质量的真实性、完整性和准确性。
　　
　　（二）控制操作人员的职能
　　授权、批准控制是手工条件下一种常见的、基础的内部控制，会计电算化后，职能划分发生了巨大的变化。因为业务处理全部都是以电算化系统为主，因而电算化功能和知识的高度集中导致了职责的集中。因此，如果不加强内部控制，就会使某些计算机操作人员直接对使用中的程序和数据进行修改，操纵处理结果，从而加大了出现错误和舞弊的风险。
　　
　　（三）避免会计档案无纸化和电脑操作无形化带来的风险
　　在手工方式下，信息以账、证、表等形式存储在不同的纸质上，增、删、修改了的会计凭证或会计账簿都可以从各自的笔迹和印章上分清责任。但实行电算化会计后，有形记录较传统手工会计系统大为减少，凭证、经济业务事项的说明和账簿等大多要依赖计算机方可录入、阅读或查询。如果缺乏适当的内控，那么未经批准擅自改动数据的可能性明显增大，而且数据改动后不留下任何痕迹，电磁介质也易受损坏。所以会计电算化对会计档案管理提出了更高的要求，不仅要保存打印出的纸介质会计核算资料，而且要保存、保管好以磁性介质方式存储的各种会计数据和计算机程序。
　　
　　（四）对计算机系统的依赖性
　　实行会计电算化后，所有的会计数据和处理程序都保存在计算机中。一旦计算机由于某种原因而无法运行，如突然停电、病毒发作等都会造成数据丢失；若使用的是网络系统，还会因网络设备出现故障或网络通讯出现问题而使会计工作陷入瘫痪。因此计算机硬件和软件对会计数据的安全性起着十分重要的作用。
　　
　　（五）由于会计电算化涉及到会计和计算机两种专业知识，在岗的会计人员虽经过计算机等级培训，但与实际要求水平还有较大差距
　　由于会计人员知识不全面，要想使计算机知识和会计工作经验有机结合，还有待时日。同时，计算机培训教材老化，跟不上计算机技术发展的形势，经过这样的培训和考核的人员，其实际操作能力难以适应电算化环境下对内控的要求。
　　
　　二、加强会计电算化条件下的内部控制
　　
　　内部控制要求处理同一笔经济业务的人员即要相互联系，又要相互制约。此外，严格的内控制度有利于防止违法行为的发生。会计电算化的实践表明，计算机本身处理出错率几乎为零，但人为造成出错和舞弊的现象有增无减，而且一旦出现舞弊，损失巨大，因此，制定严格的内控制度是非常有必要的。