浅议研究生教育信息的系统化管理(一)

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【摘 要】本文运用系统科学理论，分析了研究生信息管理中的系统化问题，指出了解决这些问题的方法。这将对提高研究生管理水平产生积极推进作用。
　　【关键词】研究生教育 信息管理 系统化
　　
　　近几年，我国研究生教育发展迅速，相应地研究生教育管理工作也变得越来越复杂。而研究生教育管理工作的效率在很大程度上则依赖于系统而科学的信息管理系统。随着现代管理科学和计算机技术的发展，基于系统客户端C/S（客户机/服务器）与系统浏览器B/S（浏览器/服务器）体系结构的信息管理方式逐渐成为主流。实施系统化管理既是教育发展的必然趋势，也是提高管理水平的客观要求，然而，在实施研究生信息管理的系统化进程中，仍存在一些发人深省的问题。
　　
　　1 研究生信息管理的系统化表征
　　
　　根据系统论的观点，世界的万事万物都是系统的，系统性是自然界和人类社会的根本属性。研究生信息管理工作自然也具有系统性。一方面它是研究生教育系统的组成部分(子系统)，另一方面它又自成系统，一般由招生信息管理、培养信息管理和就业服务信息管理等子系统组成，而每一个子系统又由更小的系统（或要素）组成。在要素一定的情况下，系统的结构决定着系统的功能，不同的结构可以产生不同的功能，要使信息管理系统运转合理、有序，必须优化整个系统，使各个子系统发挥最佳功能，收到整体大于部分之和的效果。
　　1.1研究生信息管理是一项复杂的系统工程
　　随着研究生教育的发展，传统的研究生信息管理模式已经无法满足现阶段的需要，必须借助数据库和网络技术，实现研究生信息管理的信息化、系统化。影响和制约研究生信息管理水平的因素很多，涉及到的部门也非常多，相关部门需要运用系统论的管理方法，根据研究生信息管理本身的规律和特点，把管理过程中的各个环节、各个部门的活动与职能围绕研究生信息管理的目标合理组织起来，形成各系统之间相互联系、相互协调、相互促进、权责明确的有机整体。完善的、系统化的研究生信息管理体系又是由若干个子系统组成的，管理活动又是由教师、研究生和教学管理人员共同参加的多边活动。因此，在研究生信息管理系统化运作过程中，只有充分发挥系统的协调作用，才能使三方人员更有效地配合，及时了解教师的科研和教学效果，反馈研究生的学习和科研信息，提出新的管理目标，使教学、科研和管理工作始终处在一个新起点和高水平的层次上运转。
　　1.2系统化管理提高管理效率
　　研究生信息管理系统一般涉及招生、学籍、培养、思政教育、学位、学科、就业七个职能部门，信息需要在不同部门之间传递和处理，某个部门数据的输入可能是另一个或几个部门数据的输出。大多时候，数据并不是从第一个部门顺序地传递到最后一个部门，而是经过一些中间部门的处理重新回到前一个部门，有些甚至会经过有限次的循环，才会进入下一个部门。信息的价值在于其准确性和时效性，凡是上级部门和学校领导需要掌握、处理的重要情况和突发性事件、重要思想动态等信息，要及时收集、迅捷上报。这样才能最大限度的体现信息的价值，提高管理效率。
　　系统化管理就是用系统理论和系统工程方法，来处理物流、人流和信息流的关系，处理好三流的关系是现代系统管理的关键。物流是组织运行的主体，物流中伴有信息流，而信息流是对物流、人流的反映，调节着物流和人流的数量、方向、速度和目标，驾驭着人和物，做有目的和有规则的活动。在研究生管理中，信息量和信息速度与研究生规模呈正比例关系，研究生规模越大、越复杂、信息量的增长就越大，对信息传递的速度的准确度要求就越高，信息流发生堵塞、中断、停顿的风险就也就越大。
　　实行系统化管理可以从以下三个方面提高管理效率：
　　（1）系统化管理可以避免信息系统重复开发。重复开发造成人力、物力的极大浪费，而且由于力量分散，开发的信息系统大多质量不高。实行系统化管理可以集中力量，整合资源，开发出高质量的信息系统。
　　（2）系统化管理可以规范、统一信息标准。目前研究生信息管理系统大部分是各个学校根据需要自行设计的，其操作平台、数据库管理系统、开发工具、网络环境等均没有统一标准。在教育部的信息标准颁布之前，各个学校自行设计的信息系统的数据库是不相同的，数据库的字段名、类型、长度等也不相同，无法实现信息共享。即使在同一学校，各主管部门为适应自身的需要而开发的管理信息系统之间也缺乏整体间的统一规划，很难实现各部门之间的信息共享与信息传递。实行系统化管理能够把各个院校，各个部门使用的信息系统统一起来，提高信息处理和信息传递的速度和准确率，提高管理效率。
　　（3）系统化管理能使信息实现适时处理。虽然信息系统实现了联网，但受技术条件限制或安全方面的考虑，某些信息的处理工作仍是单机条件下的事务处理系统，信息还不能真正实现实时处理，例如学籍情况的变动，并不能立刻在其它部门反映出来。只有实行系统化管理才能实现真正的实时处理，提高信息管理的效率。
　　1.3系统化管理水平提高的标志
　　随着研究生规模的不断扩大，传统的管理方式、手段，已经不能满足研究生管理工作的需要。因此，利用信息技术和网络技术，实现研究生教育管理的信息化，尽可能减少管理人员的工作量，使数据可以重复利用与充分共享，为学校师生和社会各界提供多样化的信息服务势在必行。为了适应研究生教育高速发展的需要，不仅要从研究生教育的管理体制、运行机制上加以改变，还应当从管理的观念、手段和方法上加以变革，加快信息化建设的步伐，全面提高研究生教育的管理水平。
　　系统化管理就是要协调研究生教育各个部门，发挥各个部门的优势，避免各自为政，重复开发等造成资源的不必要浪费，也有利于数据在各部门的共享和传递。系统化最重要的作用是实现研究生信息管理的有序性，研究生教育需要经过各个阶段，大多数情况下，只有上一个阶段工作完成，才能开始下一阶段工作，如：只有修够足够的必修课和选修课学分，才能进行答辩。这就需要对信息管理进行系统化设计，保证此功能的实现。系统化管理是研究生信息管理水平提高的一个重要标志。
　　
　　2 研究生信息管理的系统化管理理念
　　
　　长期以来，由于管理人员、资金和技术等方面的原因，研究生教育管理工作仍然处于分散式管理的初级阶段，部分管理人员已经习惯了“传统管理”的工作方式，要实现由“传统管理”到“信息系统化管理”的转变，将是一个十分困难的过程，需要一段较长的时间。信息系统化管理不仅是简单地在办公桌上放一台计算机，管理人员能操作计算机，能打字上网就行了，而更多地是需要这些管理人员管理观念的转变，以及自身素质的不断提高。研究生信息管理的系统化管理理念主要有：
　　2.1统一认识，信息共享
　　研究生教育一般为2年或3年，从时间的先后顺序上可分为招生、培养和学位三部分，具体管理工作是由许多个部门共同完成的，各个部门负责不同的工作，如：招生部门负责研究生入校的初试、复试和录取；培养部门负责研究生在学期间的学习、培养等；就业部门负责研究生的就业指导工作。各司其职，显得合理有序。但从现实来看，许多高校都遇到了一个突出问题，即因在不同部门应用不同的管理方法，虽然在不同范围内有不同收效，但要实施统一管理、系统管理却出现了问题。一些高校明显暴露出研究生培养部门之间各自为政，协作环节薄弱等问题。研究生教育管理成本加大，整体管理水平却有所降低。基于系统化的管理要求，在研究生教育管理过程中需要各部门统一认识，信息共享。